Este artículo es la traducción del blog inglés publicado el 18 de febrero.

¿Qué cambios implementamos?

El año pasado, presentamos una función en fase beta que les permite a los administradores de unidades compartidas y a los propietarios de Mi unidad restringir carpetas a usuarios específicos. Hoy nos complace anunciar la disponibilidad general de esta función en las unidades compartidas y en Mi unidad, por lo que los usuarios tendrán dos opciones para restringir el acceso a sus carpetas de Mi unidad. Para el 2026, simplificaremos y unificaremos los principios de acceso restringido para Mi unidad y las unidades compartidas.

 

Experiencia actual para carpetas y archivos de Mi unidad (hasta febrero de 2026): 

Los usuarios tienen dos opciones para restringir el acceso a los archivos o las carpetas de Mi unidad: 

 

 

1. Actualizar solo el elemento: Ve a Mi unidad, elige un archivo o una carpeta cuyo acceso quieras limitar a un usuario específico, cambia su rol (p. ej., de Comentarista a Lector) y haz clic en “Actualizar solo el elemento” (Update item only).

 

 

2. Limitar el acceso a la carpeta: Ve a Mi unidad y elige la carpeta cuyo acceso quieres limitar. Haz clic en el menú ampliado, elige Compartir y selecciona Configuración de uso compartido en la esquina superior derecha. Por último, haz clic en Limitar el acceso a “Nombre de la carpeta” (Limit access to “Folder Name”).

 

Carpetas y archivos de Mi unidad después de febrero de 2026:

En febrero de 2026, no se podrá otorgar acceso restringido a archivos y carpetas específicos, como se describe más arriba en la opción 1 (Actualizar solo el elemento), y el acceso limitado se aplicará de manera coherente mediante el parámetro de acceso limitado a carpetas, como se describe en la opción 2 (Limitar el acceso a la carpeta). En el futuro, identificaremos todos los archivos y carpetas que se compartan de manera menos masiva que su carpeta superior y habilitaremos el acceso limitado en ellos. Esta acción no modificará de forma inmediata quiénes tienen acceso a los elementos, pero, si alguien comparte o deja de compartir la carpeta superior más adelante, esos cambios no se aplicarán al elemento con acceso limitado. Brindaremos información actualizada sobre esta función a principios de 2026, antes de llevar a cabo el proceso.

 

 

Unidades compartidas:

Solo los administradores de unidades compartidas y los administradores de contenido con acceso de uso compartido pueden especificar quiénes pueden abrir una carpeta y ver su contenido. Todo otro usuario que tenga acceso estándar a la carpeta de la unidad compartida podrá ver si existen archivos o carpetas “sensibles” y solicitar acceso a ellos. Así, los administradores de unidades compartidas tendrán mayor flexibilidad para almacenar el contenido restringido y no restringido en una sola unidad compartida, en vez de tener múltiples carpetas según el nivel de acceso.

 

 

¿A quiénes afecta este cambio? 

A los administradores, los usuarios finales y los desarrolladores. 

 

 

¿Por qué es importante? 

En el caso de Mi unidad, las carpetas con acceso limitado les permiten a los usuarios controlar la información que pueden visualizar otros miembros de la organización. En el caso de las unidades compartidas, las carpetas con acceso limitado son útiles para organizar archivos por proyecto en una sola unidad o carpeta compartida, y garantizar que solo los miembros indicados del equipo accedan a la información sensible. 

 

 

Más detalles 

API pública de Drive 

Agregaremos mejoras a la API pública de Drive para que los desarrolladores puedan adoptar con facilidad los cambios del acceso amplio que se describieron anteriormente. Como con estas actualizaciones se alinea mejor el comportamiento para los elementos de Mi unidad y de las unidades compartidas, les recomendamos a los desarrolladores que habiliten el comportamiento de la API para admitir el acceso amplio en Mi unidad antes del 2026. Consulta esta guía para desarrolladores si necesitas más información para administrar carpetas con acceso limitado y amplio.

 

Parámetro de configuración “Los editores pueden cambiar permisos y compartir” 

Debido a esta actualización, en agosto de 2025, cambiará el parámetro de configuración “Los editores pueden cambiar permisos y compartir”. 

Si desactivas el parámetro de configuración, seguirás impidiendo que los usuarios con acceso de Editor compartan el elemento directamente, pero, si el propietario coloca el elemento en una carpeta compartida, los cambios que se realicen en el acceso a la carpeta contenedora se aplicarán al elemento. Anteriormente, esos cambios solo se aplicaban si el propietario del elemento era quien realizaba el cambio en el acceso a la carpeta. 
En agosto de 2025, aplicaremos el acceso limitado a los elementos que tengan este parámetro desactivado. Debido al acceso limitado, el propietario seguirá siendo la única persona que podrá compartir los elementos ya existentes. El acceso limitado no se aplicará a los elementos que tengan el parámetro desactivado después de agosto de 2025.

Cómo comenzar 

Administradores: Debes configurar unidades compartidas en tu organización para que los usuarios finales puedan acceder a esta función. Visita el Centro de ayuda si necesitas más información sobre las carpetas con acceso limitado.
Usuarios finales: 

Si eres administrador de una unidad compartida o propietario de una carpeta de Mi unidad, ve a tu unidad compartida o carpeta de Mi unidad, y elige la carpeta cuyo acceso quieres limitar. Haz clic en el menú ampliado, elige Compartir y selecciona Configuración de uso compartido en la esquina superior derecha. Por último, haz clic en Limitar el acceso a “Nombre de la carpeta”. 
Solo las personas que se agreguen directamente a una carpeta con acceso limitado podrán abrirla. Las personas que tengan acceso general a la unidad o carpeta compartida podrán ver la carpeta restringida en Drive, pero no abrirla. 
Las carpetas con acceso limitado estarán disponibles en las unidades compartidas y en Mi unidad: 

Los administradores de unidades compartidas siempre podrán acceder a las carpetas con acceso limitado. 
Los propietarios de carpetas siempre podrán acceder a las carpetas con acceso limitado desde Mi unidad. 

Los usuarios con acceso limitado verán el nombre de la carpeta, pero estará inhabilitada: 

Visita el Centro de ayuda si necesitas más información sobre las carpetas con acceso limitado. 

Desarrolladores: Consulta la documentación para desarrolladores y obtén más información para administrar carpetas con acceso limitado y amplio. Si decides habilitar la API para admitir el acceso amplio con anticipación, el comportamiento de tu app no cambiará cuando Drive deje de permitir el acceso restringido en el 2026. 

Ritmo de lanzamiento 

Carpetas con acceso limitado: 

Dominios de lanzamiento rápido y programado: Lanzamiento gradual (hasta 15 días para que se pueda ver la función) a partir del 18 de febrero de 2025. 

Cambios en la API para el acceso amplio: 

Dominios de lanzamiento rápido y programado: Lanzamiento gradual (hasta 15 días para que se pueda ver la función) a partir del 18 de febrero de 2025.

Disponibilidad

Disponible para todos los clientes de Google Workspace, los suscriptores de Workspace Individual y los usuarios con Cuentas de Google personales. 

Recursos 

Ayuda para administradores de Google Workspace: Configura unidades compartidas en una organización 
Ayuda de Google: Más información sobre las carpetas con acceso limitado 
Ayuda de Google: Cómo dejar de compartir, limitar o modificar el uso compartido