Este artículo es la traducción del blog inglés publicado el 24 de julio.

¿Qué cambios implementamos?

Invertimos continuamente en funciones de protección de datos para Formularios de Google. Ya habilitamos la prevención de pérdida de datos (DLP) para las políticas de Google Drive que se aplican a los archivos enviados en formularios externos, incluidos aquellos de organizaciones externas. Para ampliar esto, hoy anunciamos que las políticas de DLP para el contenido de formularios en Formularios de Google ya están disponibles de forma general. 

Con la DLP, se pueden bloquear la visualización o las respuestas de personas externas en los formularios con contenido sensible. Según las reglas de DLP configuradas por el administrador, esta función revisa el contenido de los formularios, como el título, la descripción, las preguntas y las opciones de respuesta proporcionadas en el formulario, y evita que el contenido sensible se comparta de forma externa. No revisa las respuestas proporcionadas por usuarios finales que se envíen a formularios externos. 

En esta captura de pantalla de un formulario de Google, se incluyen menciones de “Project X” (Proyecto X). Las reglas de DLP están configuradas para detectar los formularios que contengan “Project X”, el contenido sensible de este formulario, y evitar que se compartan con personas que responden externas a la organización.

Detalles adicionales 
Si no quieres que las reglas de DLP se apliquen a los usuarios de tu dominio, puedes excluir ciertos grupos o unidades organizativas de las revisiones de DLP. También puedes excluir formularios específicos usando operadores de condiciones anidados en la DLP para las reglas de Drive. Para ello, agrega un operador condicional “AND NOT” y especifica una condición secundaria pertinente, como la presencia de una etiqueta “isForm” definida de forma personalizada que apliques a los formularios que quieres excluir. Consulta este artículo del Centro de ayuda si deseas obtener más información sobre cómo usar la DLP de Workspace para evitar la pérdida de datos.

Primeros pasos 

Administradores: 

Las reglas de prevención de pérdida de datos definidas para tu dominio que se apliquen a los archivos de Drive se usarán automáticamente en Formularios.
Si no usas reglas de DLP para Google Drive, puedes crearlas a nivel del dominio, la UO o el grupo en la Consola del administrador, en Seguridad > Protección de datos. Puedes aplicar acciones de bloqueo, advertencia o auditoría coherentes con las reglas de DLP para Drive. Si aplicas una acción de bloqueo, los usuarios ajenos al dominio no podrán ver ni responder formularios con contenido sensible. 
Visita el Centro de ayuda si quieres obtener más información para activar las reglas de prevención de pérdida de datos en Formularios de Google en tu organización. 

Usuarios finales: Los usuarios finales pueden responder como de costumbre los formularios que no infringen las reglas de DLP. Sin embargo, si un formulario infringe las reglas de DLP de Drive para su dominio, es posible que los editores de los formularios vean advertencias y que las personas que responden que son ajenas al dominio no puedan visualizar ni responder el formulario. 

Ritmo de lanzamiento 

Dominios de lanzamiento rápido: Se realizará un lanzamiento gradual (hasta 15 días para la visibilidad de la función) a partir del 24 de julio de 2024. 
Dominios de lanzamiento programado: Se realizará un lanzamiento gradual (hasta 15 días para la visibilidad de la función) a partir del 5 de agosto de 2024. 

Disponibilidad 

Estará disponible para Google Workspace en las siguientes ediciones: 

Enterprise Standard y Plus 
Enterprise Essentials Plus 
Education Fundamentals, Standard, Plus y Teaching & Learning Upgrade 
Frontline Standard 
Cloud Identity Premium 

Recursos 

Ayuda para administradores de Google Workspace: Cómo usar la DLP para Drive para evitar la pérdida de datos