Este artículo es la traducción del blog inglés publicado el 3 de diciembre.
¿Qué cambios implementamos?
El año pasado,presentamos una función beta que les otorga a los creadores de formularios de Google un control más detallado sobre quiénes pueden responder sus formularios a través de la configuración de uso compartido.
Anteriormente, los creadores de formularios tenían dos opciones para compartirlos: restringir las respuestas a los usuarios de sus dominios (y dominios de confianza) o hacer públicos los formularios (es decir, cualquier usuario que tuviera la URL podía responder).
Con esta nueva opción, que ya está disponible de forma general, los creadores de formularios pueden limitar el acceso para responder a usuarios, grupos o usuarios objetivo específicos, de manera similar a como los propietarios de archivos pueden restringir el uso compartido de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google o Google Sites en Drive.
¿A quiénes afecta este cambio?
A los administradores, los usuarios finales y los desarrolladores.
¿Por qué usar esta función?
Esta función es útil en cualquier situación en la que quieras controlar quién puede responder un formulario. Por ejemplo, los líderes empresariales pueden recopilar de mejor forma los comentarios de unidades organizativas específicas y evitar que otros equipos y unidades organizativas respondan el formulario. De manera similar, los profesores pueden usarla para asegurarse de que un cuestionario solo sea accesible para los estudiantes específicos que reciban el vínculo.
Cómo comenzar
Administradores: No hay ningún control de administrador para esta función.
Usuarios finales:
Los creadores de formularios deben publicar su formulario para permitir que las personas que responden lo vean o envíen una respuesta.
Los creadores de formularios podrán ver quién tiene acceso al formulario y compartir el acceso para responder con usuarios, grupos o usuarios objetivo específicos.
Visita el Centro de ayuda si quieres obtener más información para publicar y compartir tu formulario con las personas que responden.
Nota: Por el momento, esta función solamente se aplica a formularios nuevos y no está disponible para formularios ya creados.
Ritmo de lanzamiento
Dominios de lanzamiento rápido: Se realizará un lanzamiento gradual (hasta 15 días para la visibilidad de la función) a partir del 3 de diciembre de 2024.
Dominios de lanzamiento programado: Se realizará un lanzamiento completo (de 1 a 3 días para la visibilidad de la función) a partir del 6 de enero de 2025.
Disponibilidad
Está disponible para todos los clientes de Google Workspace, los suscriptores de Workspace Individual y los usuarios con Cuentas de Google personales.
Nota: La función de usuarios objetivo que se mencionó anteriormente solo está disponible para los servicios de Google Drive, Documentos de Google y Google Chat. Las ediciones compatibles con esta función en Drive, Documentos y Chat incluyen Business Plus, Enterprise Standard, Enterprise Plus, Education Standard, Education Plus, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus. Las ediciones compatibles con esta función solo en Drive y Documentos incluyen Business Standard, Nonprofits y G Suite Business.
Recursos
Ayuda de Google: Comienza a usar Formularios en Google Workspace
Ayuda de Google: Cómo publicar y compartir tu formulario con las personas que responden
Ayuda de Google: Cómo compartir tu formulario con otros colaboradores