Este artículo es la traducción del blog inglés publicado el 1 de noviembre.

¿Qué cambios implementamos?

Al igual que en Google Drive, ahora también estamos incorporando las etiquetas de clasificación de datos a Gmail. Las etiquetas de clasificación se usan para clasificar y auditar contenido según los lineamientos organizativos (“Sensible”, “Confidencial”, etc.), y para implementar políticas como las reglas de prevención de pérdida de datos (DLP), que protegen la información sensible en mensajes de correo electrónico. Las etiquetas de clasificación estarán disponibles cuando uses Gmail en la Web. En los próximos meses, también serán compatibles con los dispositivos móviles.

¿A quiénes afecta el cambio?

A los administradores y usuarios finales

¿Por qué es importante?

Las violaciones de la seguridad de los datos son cada vez más comunes y costosas en todos los sectores, incluidas las empresas, el sector público y las instituciones gubernamentales. Para reducir el robo de datos y entender mejor los datos que se comparten, las organizaciones necesitan diferenciar los distintos tipos de información y sus niveles de sensibilidad, para aplicar políticas de protección de datos de manera adecuada. Con la expansión de las etiquetas de clasificación de datos a Gmail, Google Workspace proporciona a los administradores un sistema más flexible y robusto, integrado con funciones de protección de datos para ayudar a las organizaciones a categorizar y proteger información sensible de manera eficaz. 

En concreto, ahora los administradores pueden crear lo siguiente:

 

Nuevas etiquetas de clasificación o extender las existentes habilitadas en las etiquetas de Drive para Gmail desde el Administrador de etiquetas. Las etiquetas se pueden usar para  indicar nombres de departamentos, tipos de documentos, estado de los documentos y otras categorías personalizadas. 

 

Se puede acceder a la herramienta Administrador de etiquetas en la Consola del administrador . Para ello, ve a Seguridad > Control de acceso y datos

 

 

Reglas de protección de datos con la etiqueta de clasificación como condición, para aplicar acciones a un mensaje según su clasificación. Por ejemplo, un mensaje se bloqueará si está clasificado como “Interno” y se envía a un destinatario externo.

Notificación sobre fallo de entrega debido a la política de DLP. Se bloquearon los mensajes etiquetados como “Confidencial” que iban a enviarse a destinatarios fuera de la organización

 

 

 

 

Reglas de protección de datos para aplicar automáticamente etiquetas de clasificación a un mensaje, según su contenido. Por ejemplo, se puede aplicar una etiqueta de “Confidencial” a un mensaje si contiene información financiera sensible, como números de tarjetas de crédito o de cuentas bancarias.

Regla de protección de datos con la acción “Aplicar una etiqueta”. La etiqueta de clasificación especificada en la regla se aplicará a un mensaje si el mensaje contiene información que coincide con las condiciones de la regla

 

Reglas de DLP con el modo confidencial como condición para prevenir el envío de mensajes con información sensible, si no está encriptada (el modo confidencial no está habilitado)

Se configuró la regla de protección de datos para detectar mensajes con información sensible (números de tarjetas de crédito o de pasaporte) y se inhabilitó el modo confidencial para aplicar de manera forzosa el envío de la información con medidas de protección mejoradas

 

 

 

 

Los usuarios finales pueden ver y aplicar etiquetas de clasificación cuando usan Gmail en la Web.

Los usuarios pueden aplicar etiquetas de clasificación a un mensaje, de acuerdo con las políticas de administración de datos de la organización

 

 

Detalles adicionales

Cuando las reglas de prevención de pérdida de datos (DLP) para Gmail usan etiquetas de clasificación como condición o como acción, los mensajes se analizan de manera asíncrona. Esto significa que el mensaje se clasifica, bloquea o se pone en cuarentena después de salir del buzón del remitente y antes de ser enviado al destinatario. En una versión futura, planeamos ofrecer asistencia síncrona con notificaciones instantáneas, en coherencia con nuestra asistencia síncrona de la aplicación forzosa instantánea de DLP para Gmail.

 

Información importante:

Si el mensaje se bloquea como resultado de la etiqueta de clasificación aplicada, el remitente recibirá un mensaje de rebote.
Si el mensaje se etiqueta automáticamente por una regla de DLP, el remitente no verá la etiqueta reflejada en el mensaje enviado. El destinatario verá la etiqueta aplicada automáticamente igual que cualquier otra etiqueta de clasificación aplicada por el remitente de forma manual.

 

Solo se admiten los tipos de campo Lista de opciones con insignia y Lista de opciones múltiples (selección única) en Gmail. Si las etiquetas de clasificación están habilitadas para su uso tanto en Gmail como en Drive, y contienen campos que no son compatibles en Gmail, como fecha o arquetipo, los usuarios de Gmail verán la etiqueta solo con los campos de los tipos compatibles.

Cómo comenzar

Administradores: 

Las etiquetas de clasificación de Gmail se pueden habilitar a nivel de dominio, de grupo o a nivel de usuario individual. También tienes la opción de habilitar en Gmail las etiquetas de clasificación que ya usas en Drive. Se puede acceder a la herramienta Administrador de etiquetas en la Consola del administrador. Para ello, ve a Seguridad > Control de acceso y datos o a admin.google.com/ac/dc/labels. 
Visita el Centro de ayuda para obtener más información sobre cómo comenzar con las etiquetas de clasificación, con la DLP de Gmail y las etiquetas de clasificación automáticas, y sobre cómo prevenir filtraciones de datos en correos electrónicos y archivos adjuntos.
Nota: Cualquier administrador de la organización que tenga el privilegio Administrar etiquetas puede ver las etiquetas. También pueden ser visibles para todo el personal de la organización según la configuración de permisos de la etiqueta. 
 

Usuarios finales: si tu administrador lo configura, verás la opción “Clasificación” cuando redactes un nuevo mensaje o cuando respondas un mensaje existente. Si abres el menú, podrás seleccionar las etiquetas pertinentes para tu mensaje. Compartiremos el artículo del Centro de ayuda sobre usuario final el lunes 3 de noviembre de 2024.

 

Ritmo de lanzamiento

Dominios de lanzamiento rápido y programado: Lanzamiento gradual (hasta 15 días para la visibilidad de la función) a partir del 1 de noviembre de 2024

 

Disponibilidad

El Administrador de etiquetas y la clasificación manual están disponibles para las siguientes ediciones de Google Workspace:

Frontline Starter y Standard
Business Standard y Plus
Enterprise Standard y Plus
Education Standard y Education Plus
Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus
 

Las reglas de prevención de pérdida de datos con etiquetas como condición o etiquetas como acción están disponibles para las siguientes ediciones:

Enterprise Standard y Plus
Education Fundamentals, Standard, Plus y Teaching & Learning Upgrade
Frontline Standard
Cloud Identity Premium (en combinación con una edición de Workspace apta para Gmail)

Recursos

Ayuda para administradores de Google Workspace: DLP de Gmail y etiquetas de clasificación automáticas (beta)
Ayuda para administradores de Google Workspace: Comienza como administrador de etiquetas
Ayuda para administradores de Google Workspace: Cómo prevenir filtraciones de datos en correos electrónicos y archivos adjuntos (beta)